Kommunale optegnelser migration: Quattro Pro filer i statslige arkiver

Kort sagt

Byer, amter og agenturer beholder ofte Quattro Pro-regneark for budgetter, parceller, tilskud og afdelingsrapporter, fordi opbevaringsplaner måles i årtier. Lokal konvertering til PDF, XLSX, HTML og CSV producerer formater, der passer til moderne arkivsystemer, samtidig med at potentielt følsomme data om borgere holdes inden for agenturets netværk.

Offentlige optegnelser bliver ældre i årtier, ikke kvartaler

Budgetregneark, pakkeoversigter, tilskudssporingsark og afdelingsrapporter kan opbevares i 25, 50 eller endda 75 år afhængigt af registerplanen. Formatet bliver adgangsbarrieren længe før posterne når deres slutdato.

Anmodninger om offentlige dokumenter, byrådsforespørgsler, revisioner og tilskuds-gennemgange kan alle bringe disse filer frem med kort varsel. Det team, der allerede har dem konverteret, bevæger sig i et andet tempo end det team, der ikke har dem.

Hvorfor regeringens data aldrig bør gå til en gratis konverter

Konstituentdata, oplysninger på parcelniveau, leverandørlister og personalenære optegnelser forekommer i mange af disse regneark. At uploade dem til en ukendt server er sjældent tilladt under statens IT-politik og overtræder ofte den registretsstyringsstandard, som agenturet allerede har vedtaget.

Et skrivebordsprogram, der kører på agenturets arbejdsstation, holder dataene inden for netværket og producerer output, der passer direkte til registersystemet.

Output-sæt, der er venligt for fastholdelse

en. PDF for adgang og opbevaring

PDF/A er det langsigtede format, som de fleste statslige arkiver forventer. Generer en PDF for hver Quattro Pro-notebook, så forespørgsler, råd og revisorer hurtigt kan betjenes uden at starte en regnearksprogram.

to. XLSX til personalets gennemgang

XLSX er arbejdsformatet. Afdelingens personale åbner det i Excel for at verificere summer, gennemgå formler eller udarbejde næste års plan ud fra et historisk grundlag.

tre. CSV til indtastning i recordsystemer

De fleste moderne arkivstyrings- og ERP-platforme kan indlæse CSV godt. Brug det til pakke ruller, leverandørlister og enhver tabelformet optegnelse, der skal leve inden for registreringssystemet.

En fastholdelsesbevidst arbejdsproces

Dokumenter opbevaringsplanen, der gælder for hvert arkiv. Konverter den originale Quattro Pro-notebook, behold binærfilen sammen med de konverterede output, og optag en konverteringslog, der forbinder kilde- til output-stier og tidsstempler.

Behandl den konverterede PDF som adgangskopien og XLSX/CSV-outputtene som de analytiske kopier. Den oprindelige .wq1 bliver i dybarkivet, indtil opbevaringsplanen siger andet.

Gør Quattro Pro til en fodnote i din plan for modernisering af optegnelser

Offentlige hold får sjældent ekstra tid til at udføre dette arbejde. Konverter én gang, dokumenter arbejdsprocessen i arkivstyringsplanen, og gå videre—dit fremtidige jeg, der håndterer en anmodning om offentlige optegnelser, vil takke dig.