Migration von Gemeindearchiven: Quattro Pro Dateien in Regierungsarchiven

Kurz gesagt

Städte, Landkreise und Behörden behalten oft Quattro Pro-Arbeitsblätter für Budgets, Grundstücke, Zuschüsse und Abteilungsberichte, weil Aufbewahrungspläne über Jahrzehnte hinweg gemessen werden. Die lokale Konvertierung zu PDF, XLSX, HTML und CSV erzeugt Formate, die in moderne Aufzeichnungssysteme passen, während potenziell sensible Daten der Bürger innerhalb des Behördennetzwerks bleiben.

Öffentliche Aufzeichnungen altern in Jahrzehnten, nicht in Quartalen

Budget-Tabellen, Paketübersichten, Fördermittel-Tracking-Tabellen und Abteilungsberichte können je nach Aktenplan 25, 50 oder sogar 75 Jahre aufbewahrt werden. Das Format wird zur Zugangsbarriere lange bevor die Akten ihr Lebensende erreichen.

Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen, Ratsanfragen, Prüfungen und Zuschussüberprüfungen können all diese Dateien kurzfristig ans Licht bringen. Das Team, das sie bereits konvertiert hat, arbeitet in einem anderen Tempo als das Team, das sie nicht hat.

Warum Regierungsdaten niemals an einen kostenlosen Konverter weitergegeben werden sollten

Bestandsdaten, Informationen auf Parzellenebene, Lieferantenlisten und personenbezogene Unterlagen erscheinen in vielen dieser Arbeitsmappen. Das Hochladen auf einen unbekannten Server ist nach den IT-Richtlinien des Staates selten erlaubt und verstößt häufig gegen den bereits übernommenen Standard für die Verwaltung von Aufzeichnungen der Behörde.

Ein Desktop-Tool, das auf der Arbeitsstation der Agentur läuft, hält die Daten innerhalb des Netzwerks und erzeugt Ausgaben, die sauber mit dem Aufzeichnungssystem abgeglichen werden.

Retention-freundliche Ausgabemenge

eins. PDF für Zugriff und Aufbewahrung

PDF/A ist das langfristige Format, das die meisten Staatsarchive erwarten. Erstellen Sie ein PDF für jedes Quattro Pro-Notizbuch, damit Anfragen, Ausschüsse und Prüfer schnell bedient werden können, ohne einen Tabellenkalkulations-Client zu starten.

zwei. XLSX zur Überprüfung durch das Personal

XLSX ist das Arbeitsformat. Die Mitarbeiter der Abteilung öffnen es in Excel, um die Gesamtsummen zu überprüfen, Formeln zu prüfen oder den Plan für das nächste Jahr auf Grundlage eines historischen Ausgangswerts zu erstellen.

drei. CSV zur Aufnahme in Aufzeichnungssysteme

Die meisten modernen Records-Management- und ERP-Plattformen verarbeiten CSV gut. Verwenden Sie es für Paketrollen, Lieferantenlisten und alle tabellarischen Aufzeichnungen, die im System of Record gespeichert werden müssen.

Ein auf Aufbewahrung ausgerichteter Arbeitsablauf

Dokumentieren Sie den Aufbewahrungsplan, der auf jedes Archiv zutrifft. Konvertieren Sie das ursprüngliche Quattro Pro-Notizbuch, behalten Sie die Binärdatei zusammen mit den konvertierten Ausgaben und erfassen Sie ein Konvertierungsprotokoll, das Quell- zu Ausgabepfaden und Zeitstempel verknüpft.

Behandle die konvertierte PDF als die Zugriffskopie und die XLSX/CSV Ausgaben als die Analyse-Kopien. Die ursprüngliche .wq1 bleibt im Tiefenarchiv, bis der Aufbewahrungsplan anderes vorgibt.

Machen Sie Quattro Pro zu einer Fußnote in Ihrem Plan zur Modernisierung der Aufzeichnungen

Teams im öffentlichen Sektor erhalten selten zusätzliche Zeit, um diese Arbeit zu erledigen. Einmal konvertieren, den Arbeitsablauf im Records-Management-Plan dokumentieren und weitermachen – Ihr zukünftiges Ich, das eine Anfrage zu öffentlichen Aufzeichnungen bearbeitet, wird Ihnen danken.