Teknisen projektin valvonta: Quattro Pro-aikataulujen siirtäminen Exceliin ja CSV

Lyhyesti

Tekniikan projektien arkistot sisältävät edelleen kustannusarvioita, aikataulun tilannekuvia, ansaitun arvon raportteja ja muutostilausten lokitiedostoja Quattro Pro -muodoissa. Niiden paikallinen muuntaminen XLSX- ja CSV-muotoihin tekee tiedoista haettavia, tarkastettavia ja helposti yhdistettävissä nykyaikaisiin projektinhallintajärjestelmiin—ilman, että arkaluontoisia asiakas- tai sopimustietoja paljastetaan ilmaiselle verkkotyökalulle.

Projektin historia on usein taulukkolaskennan historia

Kustannusarviot, perusaikataulut, ansaitun arvon raportit ja muutosmääräyslokit EPC- ja infrastruktuurihankkeista voivat olla Quattro Pro-tiedostoissa vuosikymmeniä. Ne säilyvät, koska ne olivat virallinen kirjanpito silloin ja koska joku hyväksyi luvun käyttäessään niitä.

Modernit projektinhallinnan alustat eivät pysty lukemaan näitä tiedostoja suoraan. Kunnes ne on muunnettu, arkisto on käytännössä pimeä.

Miksi tämä on tärkeää nyt

Vanhemmista projektikirjauksista tulee tärkeitä riitatilanteissa, takuuvaatimuksissa, opittujen asioiden arvioinneissa ja ennakkotarjousanalyyseissä. Tiimit, jotka pystyvät hakemaan vuoden 2003 aikataulun, laskemaan vanhan arvion uudelleen tai tarkistamaan muutostilauksen trendin vuosikymmenien ajalta, ovat todellisessa etulyöntiasemassa.

Verkkokäyttöinen muuntaminen on harvoin hyväksyttävää asiakasluottamuksellisten projektitietojen osalta, erityisesti puolustuksessa, infrastruktuurissa ja suurissa teollisuustöissä.

Muunna siinä järjestyksessä, joka vastaa työnkulkuasi

yksi. Arviot ja budjetit XLSX:lle

Arviot ja budjetit hyötyvät eniten XLSX:sta, koska kaavat ja nimettyjä alueet ovat malli. Projektin ohjaus-analyytikot voivat sitten uudelleenlinkittää ne nykyisiin yksikkökustannuskirjastoihin.

kaksi. Aikatauluta tilannevedokset CSV:lle ja PDF:lle

Muunna aikataulun otteet CSV:ksi nykyaikaisten aikataulutyökalujen syöttöä varten ja PDF:ksi virallista 'miten aikataulu näytti tältä virstanpylväältä' -tietuetta varten.

kolme. Muutos- ja vaatelmalokit kohteeseen XLSX ja CSV

Muutos- ja vaatimuspöytäkirjat ovat yleensä taulukkomuotoisia. XLSX antaa tarkastajille työkopion; CSV tekee niistä haettavia koko projektiarkiston läpi.

Erä ensin, tarkastus jälkeen

Suuret projektien arkistot on parasta muuntaa erissä—projektikohtaisesti, vaiheittain tai tilikausittain. Tämä antaa tiimille johdonmukaisen tulosten nimeämiskäytännön ja välttää yksittäisen manuaalisen muunnon, joka aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia.

Erän jälkeen näyte muutamista työkirjoista per projekti varmistaaksesi summat, kaavat ja päivämääräkäytännöt ennen kuin arkisto sitoutetaan projektin asiakirjajärjestelmään.

Hae projektin historia pois binaarikahlinnasta

Modernisoi insinöörien arkisto kerran, kirjaa se ylös, ja lopeta File Explorer:n kanssa taisteleminen, kun seuraava kiista tai tarjouspyyntöarviointi alkaa. Menneistä projekteista tulee todellinen tutkimustyökalu sen sijaan, että ne olisivat kansio, jota kukaan ei avaa.