Migrazione dei Registri Comunali: Quattro Pro File negli Archivi Governativi

In sintesi

Le città, le contee e le agenzie spesso conservano i fogli di lavoro Quattro Pro per bilanci, lotti, sovvenzioni e rapporti dei dipartimenti perché i programmi di conservazione sono misurati in decenni. La conversione locale in PDF, XLSX, HTML e CSV produce formati che si adattano ai sistemi di archiviazione moderni mantenendo al contempo i dati potenzialmente sensibili dei cittadini all'interno della rete dell'agenzia.

I registri pubblici invecchiano in decenni, non in trimestri

Fogli di lavoro di bilancio, riepiloghi dei lotti, fogli di monitoraggio delle sovvenzioni e rapporti dei dipartimenti possono essere conservati per 25, 50 o addirittura 75 anni a seconda del programma di archiviazione dei documenti. Il formato diventa l'ostacolo all'accesso molto prima che i documenti raggiungano la fine del loro ciclo di vita.

Richieste di documenti pubblici, indagini del consiglio, revisioni contabili e revisioni di sovvenzioni possono tutte far emergere questi file in breve tempo. Il team che li ha già convertiti procede a una velocità diversa rispetto al team che non li ha.

Perché i dati del governo non dovrebbero mai finire in un convertitore gratuito

I dati dei costituenti, le informazioni a livello di lotto, le liste dei fornitori e i record relativi al personale appaiono all'interno di molti di questi fogli di lavoro. Caricarli su un server sconosciuto è raramente consentito secondo la politica IT statale e spesso viola lo standard di gestione dei record già adottato dall'agenzia.

Uno strumento desktop che funziona sulla postazione di lavoro dell'agenzia mantiene i dati all'interno della rete e produce output che si collegano chiaramente al sistema dei registri.

Set di output a basso consumo di memoria

1. PDF per accesso e conservazione

PDF/A è il formato a lungo termine che la maggior parte degli archivi statali si aspetta. Genera un PDF per ogni taccuino Quattro Pro in modo che richieste, consigli e revisori possano essere serviti rapidamente senza avviare un client per fogli di calcolo.

due. XLSX per la revisione del personale

XLSX è il formato di lavoro. Il personale del dipartimento lo apre in Excel per verificare i totali, esaminare le formule o costruire il piano per l'anno successivo a partire da una base storica.

tre. CSV per l'ingestione nei sistemi di registrazione

La maggior parte delle moderne piattaforme di gestione dei record e ERP acquisisce bene CSV. Usalo per rotoli di pacchi, elenchi di fornitori e qualsiasi record tabellare che necessiti di vivere all'interno del sistema di registrazione.

Un flusso di lavoro consapevole della conservazione

Documentare il programma di conservazione che si applica a ciascun archivio. Convertire il notebook originale Quattro Pro, mantenere il binario insieme agli output convertiti e registrare un log della conversione che colleghi i percorsi e i timestamp dalla sorgente all'output.

Considera il PDF convertito come la copia di accesso e gli output XLSX/CSV come le copie analitiche. Il file .wq1 originale rimane in archivio profondo fino a quando il programma di conservazione non dispone diversamente.

Rendi Quattro Pro una nota a piè di pagina nel tuo piano di modernizzazione dei registri

I team del settore pubblico raramente ricevono tempo extra per svolgere questo lavoro. Converti una volta, documenta il flusso di lavoro nel piano di gestione dei documenti e vai avanti: il tuo io futuro che gestirà una richiesta di documenti pubblici ti ringrazierà.