エンジニアリングプロジェクト管理：Quattro ProスケジュールをExcelに移行し、CSVする

要点

エンジニアリングプロジェクトのアーカイブには、依然としてコスト見積もり、スケジュールのスナップショット、アーンドバリューレポート、変更指示ログがQuattro Pro形式で含まれています。それらをローカルでXLSXおよびCSVに変換すると、記録を検索可能、監査可能にし、最新のプロジェクト管理システムに簡単に統合できるようになります — 無料のオンラインツールに機密のクライアント情報や契約データをさらすことなく行えます。

プロジェクトの歴史はしばしばスプレッドシートの歴史である

EPCおよびインフラプロジェクトからのコスト見積もり、ベースラインスケジュール、アーンドバリューレポート、変更注文のログは、Quattro Pro ファイルに数十年間保存されることがあります。それらが残るのは、その当時の公式記録であったことと、誰かがそれらを使って数字を承認したからです。

現代のプロジェクト管理プラットフォームは、それらのファイルを直接読み取ることができません。それらが変換されるまでは、アーカイブは実質的に見えない状態です。

なぜこれが今重要なのか

古いプロジェクトの記録は、紛争、保証請求、教訓のレビュー、入札前の分析の際に重要になります。2003年のスケジュールを取り出したり、古い見積もりを再計算したり、数十年にわたる変更注文の傾向を確認できるチームは、実際に優位性を持っています。

オンラインでの変換は、特に防衛、インフラ、大規模な産業作業において、クライアント機密プロジェクトの記録にはめったに許容されません。

作業フローに合った順序で変換してください

一. 見積もりと予算をXLSXまで

見積もりと予算は、数式と名前付き範囲がモデルであるため、XLSXから最も恩恵を受けます。プロジェクト管理の分析者は、それらを最新の単価ライブラリに再リンクすることができます。

二. スナップショットをCSVとPDFにスケジュールする

スケジュールの抜粋を、最新のスケジューリングツールに取り込むためにCSVに変換し、公式な「このマイルストーン時点でスケジュールがどのようであったか」の記録用にPDFに変換します。

三. 変更注文および請求ログをXLSXおよびCSVに変更する

変更指示および請求記録は通常、表形式です。XLSXはレビュー担当者に作業用コピーを提供し、CSVはプロジェクトアーカイブ全体で検索可能にします。

まずバッチ、その次にレビュー

大規模なプロジェクトアーカイブは、プロジェクトごと、フェーズごと、または会計年度ごとにバッチで変換するのが最適です。これにより、チームは一貫した出力の命名規則を得られ、個別の手動変換によって生じる不整合を避けることができます。

バッチ処理の後、アーカイブをプロジェクト記録システムに登録する前に、プロジェクトごとにいくつかのワークブックを抽出して、合計、数式、日付の規則を確認してください。

バイナリの捕囚からプロジェクトの履歴を取り出す

エンジニアリングアーカイブを一度近代化し、それを記録し、次の紛争や入札前レビューが始まるときにはFile Explorerと戦うのをやめましょう。過去のプロジェクトは、誰も開かないフォルダではなく、実際の研究ツールになります。