市町村記録の移行：政府アーカイブのQuattro Proファイル

公的記録の年齢は四半期ではなく、数十年単位である

予算ワークシート、荷物のまとめ、助成金追跡シート、部門レポートは、記録のスケジュールに応じて25年、50年、あるいは75年間保持される場合があります。フォーマットは、記録が寿命に達するずっと前にアクセスの障壁となります。

公開記録の請求、市議会の照会、監査、助成金の審査は、いずれもこれらのファイルを短期間で表面化させる可能性があります。それらをすでに変換して持っているチームは、持っていないチームとは異なるスピードで動きます。

なぜ政府のデータを無料のコンバーターに渡してはいけないのか

これらのワークブックの多くには、有権者データ、区画レベルの情報、ベンダーリスト、および人員に関連する記録が含まれています。これらを不明なサーバーにアップロードすることは、州のIT方針ではほとんど許可されておらず、機関がすでに採用している記録管理基準に違反することが多いです。

エージェンシーのワークステーション上で動作するデスクトップツールは、ネットワーク内でデータを保持し、記録システムにきれいに対応する出力を生成します。

保持に適した出力セット

保持を考慮したワークフロー

各アーカイブに適用される保持スケジュールを文書化します。元のQuattro Proノートブックを変換し、変換された出力と一緒にバイナリを保持し、ソースから出力へのパスとタイムスタンプを関連付ける変換ログを記録します。

変換されたPDFをアクセスコピーとして扱い、XLSX/CSVの出力を分析用コピーとして扱います。元の.wq1は、保持スケジュールが別の指示を出すまではディープアーカイブに保管されます。