Kirjanpitotoimistot: Asiakaslaskentojen käsittely, jotka ovat jumissa Quattro Pro

Lyhyesti

Asiakkaan arkistot sisältävät edelleen historiallisia pääkirjoja, poistosuunnitelmia, palkkakertomuksia ja varaston täsmäytyksiä, jotka on luotu Quattro Pro:ssa. Näiden tiedostojen lataaminen ilmaiseen muuntimeen vaarantaa luottamuksellisuus- ja riippumattomuussäännöt. Paikallinen muuntaminen XLSX:ksi, PDF:ksi ja CSV:ksi on puolustettavissa oleva oletus CPA-ammattilaisille, neuvontayrityksille ja oikeusavustustiimeille.

Miksi kirjanpitäjät näkevät edelleen Quattro Pro

Pitkäaikaiset asiakkaat luovuttavat tallennuslevyjä, etävarmuuskopiointinauhoja tai palautettuja kirjanpitäjän kannettavia tietokoneita, joissa on vuosikymmenien kirjanpidot. Monet näistä työkirjoista luotiin Quattro Pro:ssa ennen kuin Excelistä tuli koko toimiston standardi, ja ne säilyivät yksinkertaisesti siksi, ettei kenelläkään ollut aikaa – tai oikeaa työkalua – siirtää niitä.

Tehtävät, joissa nämä tiedostot tulevat esiin, sisältävät perinnönhoitotyötä, yritysten arvonmäärityksiä, IRS-tutkimuksia, sisäisen valvonnan tarkastuksia, yritysostojen tutkimista ja oikeudellista tukea.

Miksi "ilmainen verkkomuunnin" ei ole vaihtoehto

AICPA:n, osavaltion lautakuntien ja toimeksiantokirjeiden salassapitosäännöissä ei ole poikkeusta 'mutta se oli ilmainen työkalu'. Asiakkaan tilikirjan lataaminen tuntemattomalle palvelimelle voi vaikuttaa riippumattomuuteen, salassapitoon ja tietosuoja-asioihin yhtä aikaa.

Työpöytäsovitin, joka toimii kokonaan kumppanin tai henkilöstön työasemalla, on vähiten sääntelyesteitä aiheuttava ratkaisu. Tiedostot pysyvät yrityksen ympäristössä, ja muunnosloki tulee osaksi työdokumentteja.

Puolustettavissa oleva muunnos työnkulku

yksi. Luo pelkkälukuinen asiakaskopio

Liitä asiakasarkisto vain luku -tilassa ja kopioi Quattro Pro -kansiorakenne sitoutumiseen liittyvään sijaintiin toimiston työasemalla. Älä koskaan muunna alkuperäistä tallennusvälinettä vastaan.

kaksi. Muunna XLSX, CSV ja PDF

Käytä XLSX pääkirjan tarkastukseen ja uudelleenarviointiin, CSV tapahtumatason analytiikkaan ja PDF työpapereihin. Suorita muunnos erissä—vuosittain, yksikkökohtaisesti tai järjestelmäkohtaisesti.

kolme. Säilytä muunnoslokki

Tallenna tiedostokohtainen loki lähdepolulla, kohdepolulla, muodolla ja aikaleimalla. Liitä se toimeksiannon työpapereihin, jotta kuka tahansa tarkastaja voi toistaa muunnoksen.

Pistokokeet ennen kuin luotat tulokseen

Varmista kunkin pääkirjan kohdalla summat, valuutan muotoilu, kausien päivämäärät ja pieni määrä kaavoja muunnetussa XLSX:ssa. Vahvista, että piilotettuja taulukoita ja nimettyjä alueita ei ole hiljaisesti poistettu.

Kun jokin näyttää väärältä, on parempi muuntaa uudelleen päivitetyn laajennuksen avulla kuin muokata tulosta käsin. Tarkastusjälki on näin puhtaampi.

Tee vanhoista pääkirjoista laskutettava etu

Yritys, joka pystyy nopeasti vastaanottamaan ja tarkistamaan Quattro Pro-arkistoja, muuttaa asiakkaan päänsäryn laskutettavaksi erikoisosaamiseksi. Standardi työnkulku kerran, ja jokainen hanke, johon sisältyy vanhoja laskentataulukoita, muuttuu sujuvammaksi ja nopeammaksi projektiksi.