Kunnallisten tietueiden siirto: Quattro Pro tiedostoa valtion arkistoissa

Lyhyesti

Kaupungit, piirikunnat ja virastot säilyttävät usein Quattro Pro-työkirjoja budjetteja, tontteja, avustuksia ja osastoraportteja varten, koska säilytysaikataulut mitataan vuosikymmenissä. Paikallinen muuntaminen PDF, XLSX, HTML ja CSV -muotoihin tuottaa tiedostomuotoja, jotka sopivat nykyaikaisiin arkistojärjestelmiin samalla kun mahdollisesti arkaluontoiset asiakkaiden tiedot pysyvät viraston verkossa.

Julkiset asiakirjat vanhenevat vuosikymmenissä, eivät neljänneksissä

Budjettityökirjat, pakettien yhteenvedot, avustusseurantalomakkeet ja osastoraportit voidaan säilyttää 25, 50 tai jopa 75 vuotta riippuen asiakirjojen aikataulusta. Formaatti muodostaa pääsyn esteen paljon ennen kuin asiakirjat saavuttavat elinkaarensa lopun.

Julkiset asiakirjapyyntöjä, valtuuston tiedusteluja, tarkastuksia ja avustusten tarkastuksia voivat kaikki tuoda nämä tiedostot esiin lyhyellä varoitusajalla. Tiimi, jolla ne on jo muunnettu, etenee eri nopeudella kuin tiimi, jolla niitä ei ole.

Miksi hallituksen tiedot eivät koskaan pitäisi mennä ilmaiseen muuntimeen

Koostetiedot, tonttitasoiset tiedot, toimittajalistat ja henkilöstöön liittyvät tiedot esiintyvät monissa näistä työkirjoista. Niiden lataaminen tuntemattomalle palvelimelle on harvoin sallittua osavaltion IT-politiikan mukaan ja rikkoo usein niitä asiakirjahallintastandardeja, jotka virasto on jo ottanut käyttöön.

Työpöytätyökalu, joka toimii viraston työasemalla, pitää tiedot verkon sisällä ja tuottaa tulosteita, jotka vastaavat selkeästi tietojärjestelmää.

Säilyttämiseen sopiva tulossarja

yksi. PDF pääsyä ja säilyttämistä varten

PDF/A on pitkäaikainen formaatti, jota useimmat valtion arkistot odottavat. Luo PDF jokaiselle Quattro Pro-muistikirjalle, jotta pyynnöt, neuvostot ja tarkastajat voidaan palvella nopeasti ilman laskentataulukko-ohjelman käynnistämistä.

kaksi. XLSX henkilöstön tarkastelua varten

XLSX on työskentelymuoto. Osaston henkilökunta avaa sen Excelissä tarkistaakseen summat, tarkastellakseen kaavoja tai laatiakseen seuraavan vuoden suunnitelman historiallisesta lähtötasosta.

kolme. CSV tietuejärjestelmiin syöttämistä varten

Useimmat nykyaikaiset tiedonhallinta- ja ERP-alustat ottavat CSV hyvin vastaan. Käytä sitä pakettirullille, toimittajaluetteloille ja mille tahansa taulukkotiedoille, jotka täytyy säilyttää rekisterijärjestelmässä.

Säilyttämistä huomioiva työnkulku

Dokumentoi kunkin arkiston sovellettava säilytysaikataulu. Muunna alkuperäinen Quattro Pro-muistio, pidä binaaritiedosto muunnettujen tulosten rinnalla ja tallenna muunnoslokki, joka sitoo lähde- ja tulospolut sekä aikaleimat yhteen.

Käsittele muunnettua PDF pääsylopiona ja XLSX/CSV-tuloksia analyyttisinä kopioina. Alkuperäinen .wq1 pysyy syväarkistossa, kunnes säilytysaikataulu määrää toisin.

Tee Quattro Pro alaviitteenä kirjanpitosi modernisointisuunnitelmassa

Julkisen sektorin tiimit harvoin saavat ylimääräistä aikaa tämän työn tekemiseen. Muunna kerran, dokumentoi työnkulku tiedonhallintasuunnitelmassa ja siirry eteenpäin — tuleva itsesi, joka käsittelee julkisen tiedon pyynnön, kiittää sinua.